Börsenfirmen melden § 45b(9)-Aktionäre per § 67d-Daten plus Ersatzmerkmal

Inländische börsennotierte Gesellschaften müssen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Personen melden, die zum Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses Aktionäre warenBzst, und dabei die Person benennen, die bei Dividendenausschüttung Aktionär warBzst und für die Kapitalertragsteuer abgeführt wirdBzst. Die Mitteilung nach § 45b Absatz 9 Einkommensteuergesetz (EStG) ist unverzüglich nach Erhalt der Informationen über die Identität der Aktionäre zu diesem Stichtag zu übermittelnBzst. Die eingehenden Daten werden in den Erstattungs- und Anrechnungsverfahren für die Kapitalertragsteuer verwendet.

Der meldepflichtige Inhalt ergibt sich grundsätzlich aus § 67d Aktiengesetz (AktG) in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2017/590Bzst. Nach § 67d AktG kann eine börsennotierte Gesellschaft von den Intermediären, die ihre Aktien verwahren, Informationen über die Identität der Aktionäre verlangenGesetze IM Internet, wobei Format, Inhalt und Fristen dieses Verlangens sich nach der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 richten; die Identitätsdaten sind die in Artikel 3 Absatz 2 in Verbindung mit Tabelle 2 Buchstabe C dieser Verordnung definierten Daten, die über die Intermediärskette an die Gesellschaft weitergeleitet werden. Dieser intermediärbezogene Datensatz deckt für sich allein nicht den vollen Umfang ab, der nach § 45b Absatz 9 EStG in Verbindung mit § 93c Abgabenordnung (AO) gefordert wirdBzst, und die Gesellschaften müssen ihn aus unternehmensintern verfügbaren Daten ergänzenBzst. Der Maßstab für die Ergänzungs- und Sorgfaltspflichten ist der eines ordentlichen Kaufmanns nach § 347 Absatz 1 Handelsgesetzbuch (HGB), wie in den Verfahrensleitenden Hinweisen zum Mitteilungsverfahren nach § 45b Absatz 9 EStG vom 14. Juli 2026 dargelegt.

Kann im Datensatz kein Identifikationsmerkmal für den Aktionär angegeben werden, weil die Daten nicht vorliegen oder nur unter unverhältnismäßigem Aufwand beizubringen sind, darf der Datensatz die Angabe <UNKNOWN> tragenBzst. In diesen Fällen ist ein Aktionär, der eine natürliche Person ist, weiterhin mit Name und Vorname sowie zwingend mit Geburtsdatum und Postleitzahl zu meldenBzst. Die nach § 67d AktG erlangten Daten sind in den vom BZSt nach § 93c AO vorgegebenen amtlichen Datensatz zu überführenBzst, einschließlich etwaiger Umformatierungen wie Datumsformate, und die nach § 93c AO erforderlichen Informationen sind aus den übermittelten Daten möglichst automatisiert auszulesen, zum Beispiel das Geburtsdatum aus dem CONCAT-Feld.

Keine Mitteilung ist erforderlich, wenn kein Gewinn an die Aktionäre ausgeschüttet wird oder wenn der Gewinnverteilungsbeschluss die Einstellung des Gewinns in Gewinnrücklagen oder einen Gewinnvortrag vorsiehtBzst. Das BZSt bevorzugt, dass die Daten gesammelt und in einer Datenlieferung übermittelt werden, idealerweise vier bis sechs Wochen nach dem Gewinnverteilungsbeschluss. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich über die Massendatenschnittstelle DIP unter Nutzung des Kanals MIKADIVFB mit Fachverfahrensadapter V3.0 und DIP-Schnittstelle 2.1; eine Kundentestumgebung (DIP-KTST) mit Leitfaden für den Anbindungstest steht zur Verfügung.

Unzutreffende Übermittlungen lösen Korrektur- und Stornierungspflichten aus, solange die Daten noch vorhanden sindBzst, und die mitteilungspflichtige Stelle muss jeden Steuerpflichtigen darüber informieren, welche Daten sie an die Finanzbehörden übermittelt hat oder übermitteln wirdBzst, zeitnah und mit Zustimmung elektronisch. Übermittelte Daten sind aufzuzeichnen und sieben Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Übermittlung aufzubewahrenBzst nach § 93c Absatz 1 Nummer 4 AO.

Rechtsgrundlage: § 45b Absatz 9 EStG in Verbindung mit § 93c AO, § 67d AktG, Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 und Durchführungsverordnung (EU) 2017/590.