Les employeurs doivent déposer les ECSP 2026 au format XSD v1.0

Tout employeur luxembourgeois et toute caisse de pension ayant versé en 2026 des salaires, des pensions ou des rentes doit transmettre les Extraits de compte salaire et pension (ECSP) annuels à l'Administration des contributions directes (ACD)Public dans le format dédié à 2026 : un fichier XML conforme à la version 1.0 du XSDPublic, déposé sous le code démarche ACD_DEPOT_ECSP_2026PublicPublic. Le millésime 2026 comprend le fichier XSD, un descriptif pour intégrateurs et le ECSP Tutoriel Année 2026. Les dépôts au titre de l'année fiscale 2026 doivent parvenir à l'ACD avant le 1er mars 2027Public, la règle générale étant la transmission avant le 1er mars de l'année qui suit l'année d'impositionPublic.

Le dépôt est exclusivement électronique, via MyGuichet.lu, sur le portail citoyens ou le portail entreprisesPublic. Le déclarant téléverse soit un fichier XML structuré de 7 Mo au maximum, soit utilise l'assistant de saisie en ligne. Le dépôt peut être confié à un intermédiaire agissant pour l'employeur ou la caisse de pension, tel qu'un mandataire ou une fiduciaire. Dans les deux canaux, l'identification du déclarant exige un produit LuxTrust accepté, private ou pro.Public Les matricules nationaux doivent être saisis sans espaces : l'identifiant national à 13 chiffres pour les personnes physiques et l'identifiant à 11 chiffres pour les personnes morales.

Chaque extrait électronique doit couvrir l'ensemble des salaires et pensions versés pendant l'année d'imposition par l'employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte, et un extrait séparé doit être établi pour chaque pays de résidence du salarié ou du pensionné. Les retours papier à l'ACD, autrefois joints comme certificats de salaire ou de pension au verso des fiches de retenue d'impôt originales, ne sont plus acceptésPublic. L'ancienne obligation pour l'employeur d'établir un décompte annuel est abrogée avec effet à partir de l'année d'imposition 2014.

Les employeurs et caisses de pension conservent les fiches de retenue d'impôt originales pendant dix ans selon les règles applicables aux documents commerciaux et ne les renvoient plus à l'ACD. Ils doivent toujours remettre à chaque salarié ou pensionné un certificat de salaire ou de pension annuel sur papier, établi d'après les spécimens en ligne modèle 160 et modèle 170. Lorsque la classe d'impôt ou l'adresse du bénéficiaire a changé en cours d'année, un seul certificat papier suffit, portant la dernière classe d'impôt valable pour l'année d'imposition concernée et l'adresse la plus récente.

Les éditeurs de logiciels et prestataires informatiques peuvent pré-valider le XML généré sur la plate-forme de pré-validation de l'ACD avant de déposer les données réelles via MyGuichet.lu ; l'accès à la plate-forme de test accepte LuxTrust ou un nom d'utilisateur et un mot de passe, tandis que le dépôt final avec des données réelles exige LuxTrustPublic. Les contrôles sémantiques sur la plate-forme de test ne sont pas identiques à la validation en production, notamment pour les numéros d'identification nationaux, et seules des données fictives peuvent y être téléversées. Les employeurs de personnel de maison imposés sous le régime d'imposition forfaitaire ne déposent pas eux-mêmesPublic : le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) transmet les ECSP pour leur comptePublic.

Base légale : loi du 26 mars 2014 transposant l'article 8 de la directive 2011/16/UE du Conseil relative à la coopération administrative dans le domaine fiscal, et les règles de transmission ECSP de l'ACD incluant l'échéance du 1er mars et le format XSD 2026.