Kombibyråer får dela kvalitetssystem enligt ISQM 1 och Reko

En byrå som erbjuder både revision och redovisnings- eller lönetjänster får driva ett gemensamt kvalitetsstyrningssystem i stället för parallella strukturer, förutsatt att systemet är tydligt och anpassat till varje tjänstegren.FAR Det gemensamma systemet måste spegla kraven, riskerna och arbetssätten i både revisionsverksamheten och redovisnings- eller löneverksamhetenFAR: gemensamma principer för ledningens ansvar, kultur, riskbedömning, resurser, information och kommunikation samt uppföljning kan vara gemensamma, vilket minskar dubbelarbete och ger medarbetarna en sammanhängande bild av hur byrån arbetar med kvalitet.

Utgångspunkten är vilka tjänster byrån utför. Ett redovisningsuppdrag kan omfatta löpande bokföring, lön, bokslut, årsredovisning, deklaration och rådgivning, medan ett revisionsuppdrag styrs av revisorns opartiskhet, självständighet och professionella skepticism. Övergripande kvalitetsmål behöver därför brytas ned i olika delmål, risker och motåtgärder per tjänst. En praktisk modell är en gemensam dokumenterad riskbedömning med tydligt avgränsade delar för revision respektive redovisnings- och lönetjänster, så att gemensamma risker och verksamhetsspecifika risker hålls isär.

Ansvaret måste vara tydligt. Den som ansvarar för revisionsverksamheten säkerställer att ISQM 1, god revisorssed och god revisionssed följs; den som ansvarar för redovisning eller lön måste kunna Reko, FAR:s yrkesetiska regler och tillämpliga lagar. Där roller överlappar måste överlappningen framgå av byråns styrdokument. Byrån bär ansvaret för att tillämpliga krav uppfylls oavsett om systemet finns i ett särskilt systemstöd eller i Word och Excel.

Flera områden lämpar sig för samordning: styrning och ledarskap, en gemensam kvalitetspolicy, den övergripande riskanalysen, kompetensplanering, IT- och systemstöd, rutiner för etik och tystnadsplikt samt intern kommunikation, liksom övervaknings- och åtgärdsprocessen — förutsatt att uppföljningen fångar upp riskerna som är specifika för respektive verksamhetsområde. En gräns är absolut: när en revisor kvalitetssäkrar ett redovisningsuppdrag sker det enligt Reko och medlemsföretagets riktlinjer för redovisningsuppdrag, inte som en granskning enligt ISAFAR. En gemensam kvalitetspolicy får heller aldrig ersätta konkreta riktlinjer och manualer på verksamhetsnivåFAR; policyn beskriver vad byrån ska uppnå, medan manualer beskriver hur respektive verksamhet utför arbetet.

Kombiuppdrag för samma kund kräver egen samordning. Byrån behöver rutiner för att identifiera dem, beakta byråjävsreglerna, koppla in den ansvariga revisorn i god tid och dokumentera vilka tjänster som får utföras så att revisorn kan pröva oberoendet i analysmodellen. Fungerande kontaktvägar mellan redovisningskonsulter, lönekonsulter och revisorer har störst betydelse när kundens verksamhet förändras, uppdraget växer eller kunden närmar sig gränsvärden som påverkar vilka tjänster byrån får tillhandahålla.

Kvalitetsarbete är en löpande process, inte ett dokumentationskrav. Byrån bör regelbundet utvärdera om kvalitetsmålen fortfarande är relevanta, om riskbedömningen fortfarande speglar verksamheten och om motåtgärderna fungerar — och kontrollera inte bara att dokument finns utan att de används och leder till avsett beteende. Regelbundna kvalitetsmöten med praktiskt fokus, om exempel från uppdrag, dokumentationsfrågor, gränsdragningar mellan tjänster, kundkännedom och penningtvättsfrågor samt lärdomar från interna och externa kontroller, gör det gemensamma systemet till ett gemensamt verktyg för tryggare uppdrag.

Rättslig grund: ISQM 1 (med tillämpning från den 15 december 2022), Reko 200–230, ISA 220 om kvalitetsstyrning på uppdragsnivå.