Elektronische Fahrtenbücher werden ab 2027 Pflicht in Lohnsteuerprüfungen

Die Digitale LohnSchnittstelle (DLS) ist der Standarddatensatz für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers sowie den eingesetzten Vor- und Nebensystemen an den Prüfer im Rahmen einer Lohnsteuer-AußenprüfungBzst. Sie legt Datei- und Feldstrukturen unabhängig von der eingesetzten Abrechnungssoftware fest, und der Arbeitgeber muss dem Prüfer die Daten nach den Konventionen der DLS zur Verfügung stellen. Für Lohndaten gilt die DLS-Lohn für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten. Für elektronische Fahrtenbücher wird die DLS-Fahrtenbuch für die ab dem 1. Januar 2027 im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten verbindlichBzstBzst. Das veröffentlichte Paket für dieses Berichtsjahr ist die Version 2027.1Bzst, veröffentlicht mit der Meldung vom 3. November 2026Bzst, die die Version 2026.1 ersetztBzst.

Das Fahrtenbuch-Datenmaterial gliedert sich in sieben Datengruppen: FB_Programminfo mit allgemeinen Systeminformationen, FB_Firmenstammdaten zur Definition der lohnsteuerlichen Betriebsstätte und zur Zuordnung des Fahrers zum Unternehmen, FB_Fahrerstammdaten mit den persönlichen Daten des Fahrers und den Besteuerungsgrundlagen, FB_Fahrzeugstammdaten mit den Fahrzeugdaten und deren Besteuerungsgrundlagen, FB_Bewegungsdaten mit allen Fahrtinformationen, FB_Fahrzeugkosten mit den Fahrzeugkosten sowie FB_Tankdaten mit Treibstoffeinkauf und -verbrauch. Die Primärschlüssel sind FB_Fahrer_ID und/oder FB_Pers_Nr zusammen mit FB_FIN. Für jedes Jahr des Prüfungszeitraums ist ein gesonderter Datenbestand einschließlich der XML- und dtd-Dateien zu liefern; die Feldreihenfolge innerhalb jeder Datengruppe ist zwingend einzuhalten, während keine bestimmte Sortierung der Datensätze vorgegeben ist. Die Standardkodierung ist UTF8 für die index.xml und Windows ANSI für die Datendateien, wobei jede Abweichung in der index.xml zu deklarieren ist. Die dem Paket beigelegte Beispiel-XML hat lediglich Beispielscharakter und ist stets an die tatsächlich zu liefernden Daten anzupassen; maßgeblich ist die aktuelle Datensatzbeschreibung.

Mehrere Konventionen entscheiden über die Annahme einer Lieferung. Primärschlüssel dürfen jeweils nur einmal pro Kalenderjahr vergeben werden, und dieselbe Personalnummer darf im selben Kalenderjahr nicht an zwei verschiedene Arbeitnehmer vergeben werden, während ein Arbeitnehmer durchaus mehrere Personalnummern tragen kann. Numerische Felder mit dem Wert null werden als Ziffern ausgewiesen, leere numerische und Zeichenfelder als Blank und leere Datumsfelder als 00.00.0000. Für jede geprüfte lohnsteuerliche Betriebsstätte ist ein gesonderter Datenbestand erforderlich, zum Beispiel für einzelne Konzerngesellschaften. Die Lieferung umfasst in jeder Datengruppe alle Datensätze zu Fahrten, deren Beginn oder Ende in den Prüfungszeitraum fällt, wobei die Dateien jedes Prüfungsjahres in einem gesondert bezeichneten Unterverzeichnis abzulegen sind. Änderungen in den Bewegungsdaten dürfen die ursprünglichen Datensätze nicht überschreiben: Sie sind in einem neuen, vollständigen Datensatz einschließlich der unveränderten Feldinhalte auszuweisen, gekennzeichnet mit den Zeitstempeln FB_Aend_Dat und FB_Aend_Zeit. Änderungen der Fahrerstammdaten erhalten einen weiteren Datensatz mit FB_Guelt_Dat. Zusammengefasste Fahrten erfordern einen zusätzlichen vollständigen Datensatz für die zusammengefasste Fahrt, wobei in den Datensätzen der zusammengefassten Fahrten FB_Fahrt_ID_zus_Fahrt einzutragen ist, unter Beachtung von Pkt. 11 des Pakets.

Zwei praktische Hinweise ergänzen das Bild. Die Finanzverwaltung stellt keine Testmöglichkeiten für Musterdaten bereit, und eine neue DLS-Version für das kommende Jahr wird grundsätzlich bis zum 31. Oktober eines jeden Jahres veröffentlicht; technische Fragen beantwortet die Bund/Länder-Arbeitsgruppe AG PSW LStAP unter dls@bzst.bund.de. Das weitergehende Zugriffsrecht auf prüfungsrelevante Steuerdaten bleibt unberührt. Für Arbeitgeber mit Dienstwagen müssen daher ab Januar 2027 aufgezeichnete Fahrtenbuchdaten der Struktur 2027.1 folgen, unabhängig von der eingesetzten LohnabrechnungssoftwareBzst.

Die verbindliche Anwendung dieses Standarddatensatzes wurde durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1679) eingeführt, wie im BMF-Schreiben vom 26. Mai 2017 (GZ IV C 5 - S 2386/07/0005 :001) mitgeteilt. Rechtsgrundlagen sind § 4 Abs. 2a und § 8 Abs. 3 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung in Verbindung mit § 147 Abs. 6 ff. AbgabenordnungGesetze IM Internet.