Suomi.fi-viestit säilyvät viisi vuotta; poisto alkaa tammikuussa 2027

Yksityishenkilöt, yritykset ja julkishallinnon organisaatiot, jotka käyttävät Suomi.fi-viestejä, säilyttävät viestinsä palvelussa viisi vuotta saapumisestaDVV. Vuoden 2027 alkupuolella palveluun otetaan käyttöön lakisääteinen viiden vuoden säilytysaikaDVV: kun viestin saapumisesta on kulunut viisi vuotta, se poistuu palvelusta automaattisestiDVV.

Puhdistus alkaa vanhimmasta postista. Yli viisi vuotta vanhat viestit alkavat poistua automaattisesti tammikuussa 2027DVV, ja sen jälkeen kukin viesti poistetaan, kun sen oma viiden vuoden määräaika päättyy. Joulukuussa 2026 postilaatikko merkitsee poistumassa olevat viestit, jotta haltijat löytävät ne helposti, ja käyttäjille, joilla on yhä yli viisi vuotta vanhoja viestejä, tiedotetaan erikseen. Myöhemmin postilaatikko näyttää kootusti, mitkä viestit poistetaan tulevien kuukausien aikana.

Jokaisen, joka haluaa säilyttää saapuneen tai lähetetyn viestin yli viisi vuotta, on tallennettava tai tulostettava se ennen sen poistamistaDVV; tallentamisohjeet on julkaistu suomi.fi-palvelussa. Palveluun saapuvat viestit voivat sisältää päätöksiä, laskuja, ajanvaraustietoja, selvityspyyntöjä ja muuta huomiota vaativaa tietoa. Jokaisen, joka käyttää palvelua yhteiskäyttöisellä tietokoneella esimerkiksi kirjastossa, ei pidä tallentaa viestejä kyseiselle koneelle vaan tulostaa ne tai tallentaa ne ainoastaan omalle tallennuslaitteelle, kuten muistitikulle tai henkilökohtaiseen pilvitallennustilaan. Jokaisen, joka ei halua säilyttää vanhoja viestejä, ei tarvitse tehdä mitään. Kun yksittäistä päätöstä koskee viittä vuotta pidempi säilytysaika, lähettänyt viranomainen säilyttää päätöksen omissa järjestelmissään sen poistuttua Suomi.fi-viesteistä, ja haltijat voivat pyytää sitä kyseiseltä viranomaiselta.

Organisaatioille palvelun säilytysaika ei muuta niiden omia lakisääteisiä säilytysvelvoitteita.DVV Julkishallinnon organisaatioissa eri asiakirjoilla ja asiaryhmillä voi olla toisistaan poikkeavat säilytysajat, ja organisaatioiden on varmistettava, että niiden omat järjestelmät, tiedonhallinnan käytännöt ja palveluprosessit täyttävät nämä vaatimukset senkin jälkeen, kun viesti on poistunut Suomi.fi-viesteistäDVV. Kun viestiä koskee viittä vuotta pidempi säilytysaika, lähettänyt organisaatio vastaa edelleen sen säilyttämisestä omien tiedonhallintavelvoitteidensa mukaisesti.DVV Organisaatioiden on myös varauduttava kansalaisten yhteydenottoihin: muutoksen jälkeen kansalaiset voivat pyytää lähettäneeltä organisaatiolta vanhaa päätöstä, joka on jo poistunut palvelusta, joten asiakaspalvelun, kirjaamon ja muiden asioita hoitavien yksiköiden on osattava vastata tällaisiin yhteydenottoihin, ja sisäisten prosessien on tuettava asiakirjojen etsimistä ja toimittamista, kun ne eivät ole enää saatavilla Suomi.fi-viesteissä. Digi- ja väestötietovirasto tiedottaa muutoksesta kaikille palvelua käyttäville yksityishenkilöille ja ohjeistaa heitä tallentamaan tai tulostamaan tärkeät viestit ennen niiden poistumista.

Oikeusperusta: Digi- ja väestötietoviraston kaksi Suomi.fi-viestien säilytysaikaa koskevaa tiedotetta, joissa säädetään viiden vuoden säilytyksestä saapumisestaDVV ja automaattisesta poistamisesta tammikuusta 2027 alkaenDVV.