Suomi.fi-meddelanden sparas i fem år; radering börjar januari 2027

Privatpersoner, företag och organisationer inom den offentliga förvaltningen som använder Suomi.fi-meddelanden behåller sina meddelanden i tjänsten i fem år från ankomstenDVV. I början av 2027 införs en lagstadgad förvaringstid på fem år i tjänstenDVV: när fem år har gått sedan ett meddelande anlände lämnar det tjänsten automatisktDVV.

Rensningen börjar med den äldsta posten. Meddelanden som redan är äldre än fem år börjar försvinna automatiskt i januari 2027DVV, och därefter tas varje meddelande bort när dess egen femårsperiod löper ut. I december 2026 markerar brevlådan meddelanden som ska tas bort så att innehavarna lätt hittar dem, och användare som fortfarande har meddelanden som är äldre än fem år informeras separat. Senare kommer brevlådan att visa samlat vilka meddelanden som tas bort under de kommande månaderna.

Den som vill behålla ett mottaget eller skickat meddelande längre än fem år måste spara eller skriva ut det innan det tas bortDVV; sparguider publiceras på suomi.fi. Meddelanden som anländer till tjänsten kan innehålla beslut, fakturor, tidsbokningsuppgifter, begäranden om utredning och annan information som kräver uppmärksamhet. Den som använder tjänsten på en delad dator, till exempel på ett bibliotek, bör inte spara meddelanden på den datorn utan skriva ut dem eller spara dem endast på en personlig lagringsenhet såsom ett USB-minne eller personlig molnlagring. Den som inte vill behålla gamla meddelanden behöver inte göra någonting. När ett enskilt beslut omfattas av en förvaringstid som är längre än fem år behåller den myndighet som skickade det beslutet i sina egna system efter att det har lämnat Suomi.fi-meddelanden, och innehavare kan begära det från den myndigheten.

För organisationer ändrar tjänstens förvaringstid ingenting i deras egna lagstadgade förvaringsskyldigheter.DVV Inom organisationer i den offentliga förvaltningen kan olika handlingar och ärendegrupper ha olika förvaringstider, och organisationerna måste se till att deras egna system, informationshanteringsrutiner och serviceprocesser uppfyller dessa krav även efter att ett meddelande har lämnat Suomi.fi-meddelandenDVV. När ett meddelande omfattas av en förvaringstid som är längre än fem år förblir den sändande organisationen ansvarig för att bevara det enligt sina egna informationshanteringsskyldigheter.DVV Organisationerna bör också förbereda sig på kontakter från medborgare: efter förändringen kan medborgare begära ett gammalt beslut som redan har lämnat tjänsten från den sändande organisationen, så kundtjänst, registret och andra enheter som handlägger ärenden måste kunna svara på sådana kontakter, och interna processer måste stödja sökande och utlämnande av handlingar när de inte längre finns tillgängliga i Suomi.fi-meddelanden. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata informerar alla privatpersoner som använder tjänsten om förändringen och uppmanar dem att spara eller skriva ut viktiga meddelanden innan de försvinner.

Rättslig grund: Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas två meddelanden om förvaringstiden i Suomi.fi-meddelanden, som fastställer en femårig förvaring från ankomstenDVV med automatisk radering från och med januari 2027DVV.