Zentrales Vollmachtsregister für die Sozialversicherung ab 2028

Am 22. September 2026 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Gemeinsamen Grundsätze für die neue Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung (VDB SV) nach §105a SGB IV genehmigt. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK), die den Meilenstein am 30. September 2026 bekannt gab, wird die Datenbank als verantwortliche Stelle aufbauen und betreibenBstbk. Die Grundsätze wurden mit dem GKV-Spitzenverband, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, der Bundesagentur für Arbeit, der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See und der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau vereinbart, unter Beteiligung der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen und der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft, und legen den fachlichen, inhaltlichen und technischen Rahmen für das Register fest.

Die Datenbank schafft ein zentrales elektronisches Register für Vollmachten. Ein Steuerberater hinterlegt die erteilte Generalvollmacht eines Mandanten einmalig zentral; Sozialversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen und gemeinsame Einrichtungen nach §110 SGB IV prüfen die Bevollmächtigung dann im Einzelfall elektronisch. Sobald eine Vollmacht eingetragen und freigegeben ist, entfällt der schriftliche Vollmachtsnachweis im Einzelfall nach §13 Absatz 1 Satz 3 SGB XBstbk. Die Generalvollmacht umfasst mindestens die Abgabe und den Empfang von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen, Anträgen und Bescheiden. Sie ist ein einheitlicher Typ: Eine Aufteilung nach Trägern, Versicherungszweigen oder Beschäftigtengruppen ist nicht vorgesehenBstbk.

Der Teilnehmerkreis ist eng. Nur Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Berufsausübungsgesellschaften nach §§43, 49 und 50 StBerG, die im Berufsregister einer Kammer geführt werden und sich einmalig bei der BStBK registriert haben, dürfen die Datenbank nutzenBstbk; Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und nur eingeschränkt, vorübergehend, gelegentlich oder unentgeltlich befugte Personen sind ausgeschlossenBstbk. Die Meldung erfolgt ausschließlich aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen als strukturierte, maschinenlesbare Datensätze, niemals als PDF oder Scan, und eine Vollmacht wird erst nach Authentifizierung und Freigabe über die Verfahren der BStBK wirksam und abrufbarBstbk. Meldungen nutzen Meldegrund 10 für die Erteilung, 20 für Änderungen, 30 für den Widerruf und 50 für die erstmalige Nutzung einschließlich der Ersterfassung bestehender Vollmachten zum Start der Datenbank. Änderungen der Identifikationsdaten des Arbeitgebers, Widerrufe und Stornierungen fehlerhafter Meldungen sind unverzüglich zu meldenBstbk; jede Statusänderung wird als eigener historischer Stand fortgeführt statt überschrieben. Daten erloschener Vollmachten werden bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die zugrunde liegenden Entgeltunterlagen nach §28f Absatz 1 Satz 1 SGB IV aufbewahrt, längstens bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach dem Jahr des Widerrufs oder ErlöschensBstbk.

Auf der Abrufseite fragen die berechtigten Stellen die Datenbank synchron über eine REST-Schnittstelle via HTTPS ab, nur soweit dies zur Prüfung der Bevollmächtigung im Einzelfall erforderlich istBstbk, und erhalten nur die für diese Prüfung erforderlichen Daten zurück. Eine Abfrage benennt entweder einen Arbeitgeber, um den bevollmächtigten Berater zu finden, oder fragt, ob ein bestimmter Berater für einen bestimmten Arbeitgeber bevollmächtigt istBstbk; die Antwort unterscheidet einen direkten Treffer auf das abgefragte Betriebsnummernpaar von einem indirekten Treffer, bei dem ein Mandatsbezug unter einem anderen wirksamen Paar besteht.

Die gesetzlichen Regelungen und die Gemeinsamen Grundsätze gelten ab dem 1. Januar 2028Bstbk. Ab diesem Zeitpunkt ist der Abruf aus der Datenbank für die berechtigten Stellen zunächst optionalBstbk; ab dem 1. Januar 2030 müssen sie ihn nutzen, wo im Einzelfall ein Vollmachtsnachweis erforderlich istBstbk. Ergibt ein Abruf keinen Eintrag, kann gleichwohl eine Vollmacht im Sinne des §13 SGB X bestehen, und für deren Nachweis gelten die bisherigen HandhabungenBstbk. Für Betrieb und Abruf werden keine Kosten erhobenBstbk; abrufende Stellen tragen nur die Kosten der eigenen technischen AnbindungBstbk. Rechtsgrundlage: §105a SGB IV, eingeführt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, mit den Gemeinsamen Grundsätzen nach §105a Absatz 6 SGB IV und dem BStBK-Auftrag in §85a Absatz 2 Nummer 13 StBerG.