Le greffe facture 2,44 euros par livre pour coter et parapher les registres

Les sociétés qui tiennent leurs registres de décisions sur support papier doivent les faire coter et parapher par l'autorité compétente avant la première inscription.Service Public La cotation consiste à numéroter chaque page dans un ordre continu afin qu'aucune ne puisse être retirée ou ajoutée après coup ; le paraphe consiste pour l'autorité à apposer sa signature abrégée à une date certaine. Cette formalité vise à protéger l'intégrité des registres dans lesquels sont consignés les procès-verbaux et les décisions sociales.

Le caractère obligatoire de la formalité dépend de la forme sociale. Les registres des procès-verbaux d'assemblées générales sont obligatoires pour la SARLService Public, et les registres des décisions de l'associé unique sont obligatoires pour l'EURLService Public. Les registres des délibérations des associés sont obligatoires pour la SNC et la SCS.Service Public Pour la SA à conseil d'administration, le registre des procès-verbaux du conseil et celui des assemblées d'actionnaires sont tous deux obligatoiresService Public, et pour la SA à directoire et conseil de surveillance, le registre du conseil de surveillance et celui des assemblées d'actionnaires sont tous deux obligatoiresService Public. Les registres des procès-verbaux d'assemblées des associés sont obligatoires pour les sociétés civiles telles que la SCI et la SCM.Service Public Pour la SAS et la SASU, faire coter et parapher les registres des décisions des associés ou de l'associé unique reste facultatif.Service Public

Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles plutôt que dans un registre relié. Chaque feuille doit être numérotée sans discontinuité, paraphée par l'autorité compétente et revêtue de son sceau ; dès qu'une feuille est remplie, même partiellement, elle est réunie aux précédentes et conservée dans l'ordre.

Les sociétés peuvent aussi tenir leurs registres de décisions sous forme électronique. Les procès-verbaux doivent alors être établis et conservés sous forme électronique, signés au moyen d'une signature électronique répondant au moins aux exigences d'une signature électronique avancée au sens de l'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014Legifrance, et datés par un procédé d'horodatage électronique offrant toute garantie de preuveLegifrance. Pour la SAS et la SASU, les statuts doivent prévoir la tenue électronique des registres et l'établissement électronique des procès-verbaux ; lorsque les statuts ne précisent pas les modalités de signature et de datation, la même règle par défaut s'applique, signature avancée et horodatage offrant toute garantie de preuve. Un registre tenu électroniquement dans ces conditions n'a pas à être présenté à une autorité pour être coté et paraphé.Service Public

Le registre doit être présenté vierge, avant toute inscription, au maire ou à un adjoint au maire de la commune du siège social, au greffier du tribunal de commerce ou du tribunal des activités économiques lorsque celui-ci est compétent, ou à un juge du tribunal judiciaire, selon le registre et les modalités proposées par le service concerné.Service Public La cotation et le paraphe effectués par le maire sont gratuitsService Public ; toutes les mairies ne proposent pas systématiquement ce service, et les sociétés se renseignent donc au préalable auprès de la mairie de leur siège social. La cotation et le paraphe effectués par le greffe du tribunal coûtent 2,44 € TTC par livreService Public, auxquels s'ajoutent des frais d'envoi lorsque le registre est retourné par courrier — le greffe parisien, par exemple, facture 14,47 € jusqu'à 1 kg, 16,87 € de 1 à 2 kg et 20,87 € au-delà de 2 kg.

Les commerçants doivent également tenir des livres comptables, le livre-journal et le grand-livre.Service Public Contrairement aux registres de décisions, ces livres ne sont soumis à aucune obligation de cotation et de parapheService Public. Un commerçant peut néanmoins demander gratuitement au greffier du tribunal compétent de les coter et de les parapher, et les livres tenus sous forme électronique doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.

Le fondement juridique est constitué des articles L227-1, R227-1-1, R123-173, R221-3, R222-1, R223-24, R223-26, R225-22, R225-49 et A743-9 du code de commerce, et de l'article 45 du décret n°78-704 du 3 juillet 1978.